关于上报2007届普通班毕业生电子注册信息的通知 - *
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关于上报2007届普通班毕业生
电子注册信息的通知
鲁电大教函字﹝2007﹞8号
根据省教育厅高教处工作安排和要求，现将上报2007届普通班毕业生电子注册信息有关事项通知如下：
一、工作要求
普通高等教育学历证书电子注册工作是高等学校的一项重要管理工作，原则性强，技术要求高。各电大应高度重视，加强领导，采取切实措施，在人员选配、规范操作、条件保障等方面统筹兼顾，确保顺利完成任务。要增强时间观念，按照省教育厅和省电大的工作安排，所有普通班毕业生电子注册信息必须准确、完整、无误，做到不多报、不漏报、不重报，学生的所有信息要与录取简明登记表保持完全一致，保证按时、高质量地完成各项工作。
二、上报信息的内容和范围
(一)上报的普通班毕业生电子注册信息数据应包括以下基本内容：学号、考生号、学校代码、学校名称、姓名、曾用名、性别、民族、学制、出生日期、分院、系所、专业、学籍状态、当前所在级、培养层次、入学日期、入学方式、办学形式、办学类型、学习形式、政治面貌、招生季节、考生特征（填写本科、专科、专升本、五年一贯、三二分段、对口高职等）、身份证号、上报毕业日期、毕结业结论、校（院）长姓名等。
（二）上报数据范围：2004级所有在校生；2002级、2003级所有在籍遗留生。
三、数据处理中需要注意的问题
（一）考生号和学号是毕业生电子注册数据信息的关键字段，不能为空。学号要与当年所报的新生数据内容一致（前四位是年份；五、六位是地市代码；后四位是序列号，共10位数）。对于考生号字段，部分学校在报新生库的时候不完整，有缺失或自行编排的现象。根据省教育厅的有关要求，考生号字段必须与录取简明登记表相符(14位)，各电大在上报普通班毕业生电子注册数据前务必对该字段进行认真核查和修改，确认考生号不能为空并保证内容的正确性。
（二）在“曾用名”字段中录入学生录取新生简明登记表的位置信息，用7位数字表示。1至2位表示地市代码，3至5位表示录简表的页码，6至7位表示录简表的行码。
（三）入学日期、毕业日期要填写完整，不能为空。
（四）毕结业结论不能为空。
（五）出生日期要与新生录取简明登记表完全一致。
（六）姓名中如有无法打出的生僻字或者“？”标注者，在上报数据时请按拼音填写，并提供该学生的录取新生简明登记表、高中毕业生登记表、户口本、身份证等原始证明材料。
四、数据报送的方式方法和时间要求
（一）请各电大利用教育部学籍学历管理信息系统（hesmis）中学历证书管理——学历证书毕业生名单管理，对2007届毕业生信息要求的相关字段进行填充和完善（请注意务必通过“列选”功能显示所有字段）。确认数据完整无误后，通过“转出”功能，转出dbf文件;同时利用系统将照片信息链接好，系统检验无误后，生成jpg文件夹，将dbf文件和jpg文件夹通过电子邮件报省电大教务处学籍科。E-mail地址：jwc@sdtvu.com.cn；xjk@sdtvu.com.cn；dxiaoyan@sdtvu.com.cn。
(二)省电大校本部各学院工作注意事项：由于各学院没有安装教育部学籍学历管理信息系统，教务处学籍科将给每个学院发送一个dbf格式的数据库及使用说明，请按照数据库的格式和字段要求做2007届毕业生的电子注册信息，如有问题随时与教务处学籍科联系。
(三)上报数据时间要求：4月21日之前务必上报，不得拖延，逾期不再受理。
二○○七年三月二十六日